El sistema de planificación ERP (Enterprise Resource Planning, siglas del nombre en inglés) se trata básicamente de un software desarrollado para el manejo eficaz de la información de las organizaciones y que permite tomar decisiones acertadas en los momentos oportunos.
En muchos sentidos, el sistema ERP que elija será el principal medio donde se unirán las distintas áreas funcionales de su empresa en un todo unificado. Al seleccionar e implementar una solución de software ERP, por lo general, se pretende mejorar la eficiencia y la transparencia de todos los procesos empresariales, que incluyen desde compras y abastecimiento, manufactura y control de inventarios hasta ventas y marketing, distribución y gestión de relaciones con los clientes.
La selección de un ERP no es algo que deba hacerse a la ligera. Hay que destinar recursos organizativos a su implementación, ya que el coste de una implementación deficiente puede ser abrumador. Desde Quental, gracias a nuestra experiencia y tras haber contrastado la información con distintos expertos de nuestra compañía, queremos compartir 5 criterios clave que deben ser considerados antes de decidirnos por un sistema ERP:
1. Capacidad de ampliación y/o flexibilidad del sistema
Lo primero de todo es tener en mente qué funcionalidades necesitará nuestra compañía a medida que transcurra el tiempo, referentes a su desarrollo o modificaciones. Es necesario mirar más allá de las funcionalidades estándares que ofrece un sistema y pensar con qué facilidad podrá adaptarse a las cambiantes necesidades de su empresa.
2. Testimonios o recomendaciones de clientes
El proveedor de un software ERP debe facilitar referencias de clientes para que se ponga en contacto con ellos y pueda conversar sobre todo el proceso de implementación visto desde dentro. Hay casos en los que un sistema ERP no cumplió con las expectativas y no se debió solo a que el software era deficiente; más bien algo salió mal durante la implementación.
3. Capacidad para admitir usuarios móviles
Un ERP debe ser compatible con el uso móvil y accesible desde cualquier lugar y en cualquier momento. Cuando sus empleados se desplazan, pueden acceder a flujos de trabajo y datos clave para evitar estar demasiado tiempo fuera de actividad. Dar a los empleados la posibilidad de trabajar como, donde y cuando les parezca ha impulsado la productividad considerablemente.
4. Costes a largo plazo
Es fácil quedar atrapado en los costes iniciales, pero realmente debería considerar el coste total de propiedad a largo plazo. Su sistema ERP debe estar configurado para reflejar un estado futuro de sus procesos empresariales, pues a medida que sus procesos evolucionen, tendrá que tener en cuenta los costes de formación y otros gastos relacionados.
5. Facilidad de uso y contextualización
Cada área funcional de la empresa trabajará diariamente con ciertos tipos de datos, mientras que otros tipos de datos no serán de utilidad. La experiencia del usuario debe poder personalizarse; es decir, cada usuario solo debería ver la información que le resulte más relevante por razones de simplicidad. Un buen sistema ERP será capaz de presentar la información correcta a las personas adecuadas en el momento oportuno.
